SRAVNJIVANJE STANJA

Povremeno se mogu desiti problemi kod knjizenja, pa podaci u bazi podataka mogu posle neke havarije ili iz nekog drugog razloga ostati nekonzistentni. Postavlja se pitanje kako otkriti gresku i sravniti stanje u robnom knjigovodstvu i u glavnoj knjizi. Kao prvo, treba generisati indekse i testirati bazu podataka, kao dobru preventivu protiv ostecenja baze. Stanje u robnom knjigovodstvu se moze proveriti na vise razlicitih izvestaja, ali za potrebe sravnjivanja sa glavnom knjigom najznacajniji je izvestaj ULAZ I IZLAZ PO DOKUMENTIMA. Ovaj izvestaj bukvalno daje sadrzaj konta zaliha, pa se ova dva dokumenta lako porede: svaka stavka u ulaz/izlaz po dokumentima treba da prati odgovarajuca stavka u glavnoj knjizi. Ostali izvestaji iz susednih menija takodje daju iste podatke, ali u drugoj formi. Ukoliko se ne slaze ovaj izvestaj i odgovarajuci konto zaliha, mozete traziti isti izvestaj za pola godine, pa za cetvrtinu i slicno. Poredjenje sa karticom glavne knjige u istom intervalu bi trebalo da ubrza proces nalazenja greske.

KAKO PRONACI GRESKU U NESLAGANJU ZALIHA?

Prvo treba videti da li se zalihe “slazu”: udjite u Zalihe/Evidencija magacina i komandom F5 izlistajte vrednost svih magacina. Iz dobijene liste zapamtite prodajnu vrednost posmatranog magacina. Zatim idite na Ulaz/izlaz/Izvestaji/Ulaz/izlaz po dokumentima i zadajte period od 01.01 do danasnjeg datuma i izaberite podatke samo za jedan izabrani magacin. Sve ostalo jednostavno ostavite kako je vec ponudjeno. Racunar ce vam izlistati ulaz i izlaz po dokumentima, a bitan deo je saldo na kraju. Taj broj se mora slagati sa prethodno zabelezenom vrednoscu. Ako se ne slaze, postoji neka greska u karticama artikala. Ako vam se KEPU ne slaze sa ovim podacima, prvo sredite podatke u zalihama, KEPU ce se srediti prilikom prvog generisanja.

Treba imati u vidu da ovo NIJE greska u programu, vec greska u vasem radu. Najcesci slucaj je da nedostaje neka nivelacija i slicno. Na primer, ako kartica nekog artikla izgleda ovako:

Vrednost magacina ce sada biti 6 x 110 = 660 dinara, dok je razlika ulaza i izlaza 10×100 - 4×110 = 560 (ovo daje izvestaj ulaz/izlaz po dokumentima). Resenje je uraditi nivelaciju koja ce korigovati 10 komada sa 100 na 110 dinara. Ova nivelacija se moze dodati rucno, a moze se dodati i automatski, opcijom Zalihe/Korekcije/Korekcije nivelacijama.

Kako pronaci mesto gde nedostaju nivelacije? Udjite u zalihe, izaberite sa F10 zeljeni magacin i zadajte Alt-F8. Zadajte period od 01.01 do danas, a sve ostale opcije ISKLJUCITE, osim opcije NEISP.ZBIRNI SALDO KARTICE. Rezultat ce biti spisak artikala na cijim karticama je neslaganje, sa iznosom tog neslaganja. Takodje ce svi artikli koji se ne slazu dobiti oznaku u spisku artikala. Uvidom u karticu moze se videti gde su nastale greske. Taj posao se takodje moze obaviti automatski, komandom Alt-F8, samo sto treba ukljuciti samo opciju NEISPRAVAN SALDO KARTICE. Rezultat je spisak svih potencijalnih mesta gde je izmenjena cena bez nivelacije.