OTVARANJE NOVE GODINE

Otvaranje nove poslovne godine je potpuno automatizovana operacija koja se obavlja krajnje jednostavno. Najjednostavnije je da se u spisku programa izabere tekuci program i aktivira komanda Shift-F6. Program nudi izbor parametara za neke specificne primene, ali u vecini slucajeva mozete jednostavno potvrditi sve izabrane opcije i posle kraceg vremena se u spisku pojavljuje novootvorena godina.

I pored toga sto je u pitanju jednostavna proces, treba obratiti paznju na neke detalje kako bi se zaobisli potencijalni problemi. Da bi se poceo rad u novoj godini neophodno je uraditi nekoliko jednostavnih operacija ovim redom: 1. Popis robe. Pre otvaranja nove godine treba srediti eventualne probleme u dokumentaciji i zalihama. Po zakonu ste obavezni da uradite popis zaliha i da to uskladite sa stvarnim stanjem. Rezultat toga jeste da je u opciji “Pregled zaliha” ispravno stanje i cene. Osnovni princip jeste da se sve korekcije urade pod 31.12. a da se u novu godinu kao pocetno stanje prenese ispravno stanje. Ukoliko iz nekog razloga niste u mogucnosti da ovo uradite, nova godina se moze otvoriti i bez toga, s tim sto ce program preneti zateceno stanje, a kasnije mozete naknadno preneti pocetno stanje kada zavrsite sa tim. Za svaki slucaj, preporucujemo da u Pregledu zaliha uradite komandu Ctrl-F8 kako bi se ispravile eventualne greske u knjizenju robe. Takodje nije lose da se uradi test baze kako bi se otkrili eventualni problemi u bazi podataka. Ako ste u toku godine imali havarija (nestanak struje i sl), ovo obavezno uradite.

2. Dugovanja i potrazivanja. Kao i za zalihe, treba srediti i dugovanja i potrazivanja. Sve kartice partnera su ispravne i dobro zatvorene. Ukoliko niste sigurni, najbolje je da startujete opciju Partneri/Operacije sa karticama/Zatvaranje stavki i tako “resetujete” sve kartice. Ukoliko pri prenosu birate opciju “samo saldo”, zatvaranje vam nije bitno.

3. Backup. Pretpostavljamo da redovno pravite rezervnu kopiju svih podataka na neko bezbedno mesto. Bez obzira na to, kad zavrsite knjizenja u tekucoj godini, obavezno napravite jos jednu kopiju koju cete posebno obeleziti, kako bi se kasnije lakse nasla.

4. Otvaranje nove godine. Nova poslovna godina se u App-u otvara krajnje jednostavno i potpuno automatski. Prvo proverite da li jos neko radi u programu - nije preporucljivo da radi bilo ko osim vas. Onda se normalno udje u program: unese se ime i sifra, prodje pozdravna poruka i na tabeli otvorenih programa izabere tekuca godina. App vas automatski pozicionira na tekucu godinu. Tu pise ime programa i godina (na primer, XY TRADE 2005). Za otvaranje nove godine aktivirajte komandu Shift-F6, posle cega dobijate prozor za parametre novog programa (ako ga ne dobijete, proverite da niste stisnuli F6 umesto Shift-F6, a moguce je i da nemate pravo pristupa otvaranju nove godine). Program je vec popunio potrebne podatke, ali ih svakako proverite i po potrebi izmenite:

Godina - Ovde unosite novu godinu: 2006

Generisanje popisa - Da li zelite da se automatski genericu zapisnici o popisu za sve magacine u programu? To je pocetno stanje za robu, pa je opcija ukljucena. Ako vam ovakvi popisi ne odgovaraju, uvek ih kasnije mozete jednostavno izbrisati ili izmeniti.

Popis pridruzenih magacina - Ukoliko koristite pridruzene magacine, ukljucite ovu opciju da bi se prenelo njihovo stanje. Ukoliko ih ne koristite, svejedno ostavite ukljuceno.

Anuliranje rezervacija - Da li zelite da se sve rezervacije po aktivnim profakturama anuliraju?

Anuliranje narucenih kolicina - Da li treba anulirati narucene kolicine po narudzbenicama?

Presek kartica za - Unesite oznake za partnere za koje zelite da se uradi presek kartica. Na primer, KD za kupce i dobavljace. Naravno, mozete po zelji napraviti presek i za ostale partnere (recimo, O - ostali). Preporucljivo je pre otvaranja godine u Partneri/Razna knjizenja otvoriti poseban registrator “Pocetno stanje” u kome ce se generisati nalog sa pocetnim stanjem.

“Samo saldo”, ako vam je jedino vazan saldo sa partnerom. Na primer, tako se prenosi da vam je kupac duzan 12.000 din. Ukoliko vam je vazno po kojim tacno dokumentima je dugovanje, izaberite “Otvorene stavke”. Tako bi se za prethodni primer prenele tri stavke:

f-120 10.000 f-450 1.500 f-467 500

Kao sto je vec napisano, ako izaberete ovu opciju, onda je preporucljivo u prethodnoj godini aktivirati opciju Partneri/Operacije sa kart/Zatvaranje kartica kako bi se korigovale eventualno neispravno zatvorene kartice.

Brisanje starih podataka - Da li posle otvaranja godine treba izbrisati stare podatke? Ovo obavezno ukljucite - program prvo napravi kopiju originalnih podataka, pa je neophodno da se ocisti program za novu godinu.

Pakovanje baze - Obavezno ukljucite.

Anuliranje brojaca blagajni - Da li nalozi za uplatu i isplatu u blagajnama treba da krenu od broja 1? Ukljucite.

Anuliranje brojaca naloga u glavnoj knjizi - Brojaci naloga u glavnoj knjizi - ukljucite.

Anuliranje brojaca paragona - Brojaci paragona u MP kasi - ukljucite.

Kada potvrdite sve podatke, pocinje otvaranje nove godine. Proces moze potrajati, u zavisnosti od broja artikala, dokumenata i slizno. Zato nemojte nasilno prekidati otvaranje, sacekajte da program zavrsi sa radom. Kad proces dodje do kreiranja pocetnog stanja za partnere, dobicete spisak svih registratora raznih knjizenja, iz koga izaberite “pocetno stanje” ili neki drugi. Na kraju cete dobiti poruku OTVARANJE NOVE GODINE JE ZAVRSENO, a u tabeli programa ce se pojaviti i potpuno funkcionalna nova godina.

MOGUCI PROBLEMI I RESENJA:

- Nova godina se moze otvoriti vise puta bez problema. Otvaranje nove godine potpuno bezbedna operacija koja ni na koji nacin ne moze ostetiti originalne podatke, jer se sve radi na kopiji. Ako niste dobro izabrali neki parametar, uvek mozete obrisati novootvoreni program i ponovo otvoriti novi. Ipak, u slucaju bilo kakvih problema obavezno kontaktirajte podrsku.

- Imate visak partnera i artikala. Nova godina je idealno vreme da ocistite spiskove partnera i artikala. Brisanje suvisnih podataka mozete obaviti i obicnom komandom F3, ali postoje i opcije programa koje to olaksavaju. Na primer, u partnerima postoji komanda Ctrl-F3 koja brise sve partnere koji nemaju promet na kartici. U artiklima mozete oznaciti sve artikle bez prometa komandom Ctrl-F5, a zatim aktivirajte komandu Alt-F3 za brisanje oznazenih artikala. VAZNO: sacekajte sa izmenama artikala i partnera ako naknadno prebacujete pocetna stanja, jer se po siframa ili nazivima uparuju partneri. Ako izmenite nesto od toga, program nece moci da “upari” podatke!

- Da li se moze otvoriti nova godina ako knjigovodstvo nije zavrsilo knjizenja. Naravno, knjizenja u glavnoj knjizi i otvaranje pocetnog stanja nemaju veze sa ovim, tj. knjigovodstvo moze preneti pocetno stanje naknadno, kad zavrsi sva knjizenja u staroj godini.

- Ne slazu se dugovanja/potrazivanja u staroj i novootvorenoj godini. Ovo se desava kad se prenose otvorene stavke, a nisu dobro zatvorene kartice. Prvo treba videti koji partneri se ne slazu. Uradite saldo kartica za odredjeni tip partnera (recimo, K) za celu tekucu u starom programu i za 01.01. u novootvorenom programu. AKo se ta dva izvestaja ne slazu, doslo je do greske. Zato prvo u starom programu uradite opciju Partneri/Operacije sa karticama/Zatvaranje stavki za taj tip partnera, pa onda startujte opciju Presek u clipboard. Zatim se udje u novi program i tamo izabere opcija Presek iz clipboarda.